仕事が多すぎることでストレスが溜まっている方に解決方法を解説

仕事が多すぎることってありますよね。という人手不足が叫ばれる昨今では、多くの職場において普通のことでしょう。

しかし仕事が多すぎると残業も多くなります。残業が多くなると疲労も溜まり、プライベートの時間もなくなり、ストレスが溜まります。

今回は仕事が多すぎることでストレスが溜まっている方のために、仕事量を無理ない状況にする方法を解説します。仕事量が減って無理なく働けるようになれば、きっとストレスも減ってきます。

人手不足の昨今では、人を増やすのはおそらく難しいので、やり方で解決する方法を解説します。

私自身、長年に渡りマネジメントに携わってきました。そして毎日定時で帰ってきました。

たとえ前任者が30～40時間の残業をしていようと、同業他社だったら80～100時間の残業をしている仕事であろうとです。

この実体験を踏まえて、人を増やさずとも仕事量を調節したり、仕事を上手く進めたりする方法を解説します。

仕事が多すぎる状況

まずは仕事が多すぎる状況とは何かを明確にしましょう。

この記事では仕事が多すぎる状況を、次のように定義します。おそらくありがちな話だと私は考えています。

• （個人に焦点を当てた場合）1人で定時までにこなしきれず、残業を沢山している。
• （チームに焦点を当てた場合）チームの仕事量が、チームがこなせる量を超えており、残業が沢山発生している。

仕事が多すぎる理由

単純な人手不足

昨今の人手不足を考えると、仕事が多すぎる理由としてまず上がるのが単純な人手不足です。

世の中を見渡せば、この記事を書いている2024年時点ではコロナ禍が明けて人の動きやインバウンドは増えています。

そう考えると経済状況はまずまず良くて、仕事は十分にあると考えられます。それに対して人手不足が叫ばれ、人手が足りないという企業が多いようです。

東京商工リサーチによるアンケート調査もあります。5～7割もの企業が人手不足だそうです。

https://www.tsr-net.co.jp/data/detail/1198512_1527.html

つまり仕事はあるのに従業員が不足しているのです。引き合いや受注に対して仕事をする人が足りていないのです。

あなたの職場では引き合いや受注に対して、十分に人はいますか？人が足りなくて回らないと感じている職場は多いと考えられます。

計画が間違っている

計画が間違っている場合、こなしきれない量の仕事をこなさなければいけなくなります。

たとえば1ヶ月の生産量が100個のときに、3ヶ月あれば300個作れるかもしれません。しかし仕事にトラブルは付きものなので、ミスがあったり機械や道具のトラブルがあったりして、270個くらいになるかもしれません。

これを人を順調に採用できてトラブルも起きない前提で計画を立て、3ヶ月で350個作るなんて考えているとしましょう。こういう楽観的なスケジュールはありがちです。

これでは3ヶ月で80個も多く作らなければなりません。通常の生産量が100個なので、ミスなく8割増しで作らなければいけません。残業地獄間違いなしです。

このように計画自体が無理な仕事量をこなすことになっていたり、何もトラブルが起きずに順調に進むようになってたりするケースはありがちです。

これでは計画通りに進まず、残業でカバーすることになります。必然的に残業地獄に陥ります。そうなれば仕事が多すぎて無理！と感じる人も続出するでしょう。

残業地獄では必然的にストレスもドンドン溜まっていきます。

非効率が多い

アナログな作業すなわち手作業が多く、自働化されていない職場は、作業効率が悪いです。手作業は非効率ですので、できるだけ機械やソフトウェアなど道具を使いましょう。

紙での作業が多く、デジタル化が進んでいない職場や、機械や道具、情報システムなどによる自動化が進んでいない職場が該当します。

またマニュアルがない、あるいはマニュアルが古い職場も、非効率が多いです。

マニュアルがちゃんと整備されていれば、それを見れば済むことは多いです。しかしマニュアルがないとか古いでは、一々他の従業員に聞くことになるため、聞かれた方も作業が止まってしまいます。

教え合うことは大事なことです。しかし一々聞かないと作業を進められないようでは、非効率です。とても作業効率が低いと言えるでしょう。

他にも非効率なことがあります。それは何でもかんでも100点満点を目指すことです。これでは時間がかかりすぎます。

大抵の仕事はレビューを受ければ修正が発生します。だったら仕事術の本でよく言われるように、60点でレビューを受けてから、その結果を反映した方が速いです。

仕事を引き受け過ぎている

人間誰しもこなせる仕事量には限度があります。どんなに優秀な人でもこれは同じです。

よってこなしきれないほど仕事を引き受けてはいけません。何でもかんでも引き受けていたら、沢山残業しても終わらないということになってしまいます。

これでは仕事が多すぎて無理！ということになります。ストレスだって際限なく溜まってしまうでしょう。

手戻りが多い

成果物を作ってみたものの、実は認識が間違っていて修正になったということはありがちです。このような手戻りが多いと、やり直しの分だけ仕事量は増えていきます。

手戻りは本来不要な作業を増やしていきます。よって手戻りが頻発している場合、仕事量はドンドン増えていきます。

仕事が多すぎる状況を改善する方法

計画の立て方を見直す

計画は十中八九達成できるものにしましょう。そもそも計画とは理想ではありません。この日までに全部仕事を片付けて納品したいという願望を計画に反映しても、残業地獄を味わうだけです。

計画はある意味では発注者に対する約束なので、期限までにできませんでしたというわけには行きません。早く終わった方が印象がいいことは確かですが、できもしない約束をしてはいけません。

計画を立てるときは、過去の実績から同様の作業がどれくらい時間がかかるのかを計算しましょう。そして想定外は仕事に付き物なので、2割くらいはバッファー（余裕）を積んでおきましょう。

バッファーを積むというのは、たとえば何事もなくスムーズに進んだら10時間かかる作業は、何かあったときのことを考えて2時間の余裕を持ち、12時間としておくなどです。

また作業手順、つまりこの作業はこのツールでこういうやり方をするなどのイメージを持った上で、各作業に必要な工数を決めましょう。

何となくこの作業はこのくらいの工数がかかりそうでは、見積を大きく外してしまい、スケジュールが遅れてしまいます。

計画の立て方については別途詳細な記事を書いています。気を付けるべき点は沢山ありますので、是非読んでみてください。

効率を上げる

アナログな作業があれば、ITを活用しましょう。手作業を反復するなら、そんな必要がないように自動的にできる機械や機器を導入しましょう。

マニュアルがない、あるいは古いなら、よく質問される個所やよくミスが発生する箇所だけでもいいので、マニュアルを整備しましょう。

また仕事で100点満点を目指すことは、出荷前の品質チェックにしましょう。作成途中ではレビューを受ければ修正が発生します。

手間をかけて100点満点のつもりで作ったのに、上司のレビューで3割くらい修正になったとしたら、かなりの時間ロスです。だったら最初から及第点である60点程度でレビューを受ければいいのです。

仕事を上手く断る

仕事を引き受け過ぎてしまっては、仕事が多くなりすぎて潰れてしまいます。しかし仕事を断ることは難しいです。

そこで仕事を上手く断る方法にアサーションと言う方法があります。アサーションとは相手も自分もOKになるような断り方をするというコミュニケーション方法です。

いけないのは相手の印象を損ねないようにYesと答えてしまうことや、怒ったり脅したりして相手に言うことを聞かせてしまうことです。

だから相手に気を使った言い方をしつつ、自分の都合も言うというのがよいのです。

アサーションについては別途詳細な記事を書いています。仕事の断り方を学びたい場合は読んでみてください。

手戻りを減らす

手戻りを減らすためには、次のことをしましょう。

• 作業に着手する前に出来上がりのイメージをすり合わせる。
• 選択肢が複数あるときは、どの選択肢か最初にすり合わせる。
• 複雑なことは文章だけでなく画像や表でも認識合わせをする。

以上のように、手戻りを減らすためにはコミュニケーションにおける認識の齟齬を減らすことが重要です。こちらの記事にいくつかのテクニックを書いていますので、参考にしてみてください。

継続的に改善を行う

ここまで仕事が多すぎる状況を改善する方法を解説してきました。そして特に大事なことは、これらを継続して行うことです。

1回だけ改善を行っても、すぐに元に戻ってしまいます。仕事が多すぎる状況はすぐには変わりません。だから継続して改善を行うことで、徐々に仕事を減らしていき、仕事量を適正にする必要があります。

継続的に改善を行っていけば、いずれは仕事量が適正な状態に近づいていきます。そうすれば残業も減り、ストレスも減ってくるでしょう。

何事も1日にしてならずです。ましてや残業が少ない生活なんて尚更難易度が高く、1日にしてならずです。チームで協力していきましょう。

仕事が多すぎる状況が改善していることを実感できれば、気持ちもとても楽になるでしょう。

継続的に改善することについては、別途記事を書いています。参考にしてみてください。

終わりに

今回は仕事が多すぎてストレスが溜まっている方のために、私自身がマネジメントに長年携わり、長年定時帰りしてきた経験から、改善方法を解説しました。

理想を言えば人を増やせればいいのですが、昨今の人手不足の状況ではそれは難しいです。だからこそ今いる人員で乗り切る方法を解説しました。

そもそも世の中にはマネジメントが上手く行っていなくて非効率なことが沢山あります。だからまずは改善活動でかなり変えられるはずです。

あなたがご自身やチームメイトとの協力によって、仕事が多すぎる状況を改善し、残業時間を大幅に削減できれば、とても優秀な人であるという実績にもなるでしょう。